# Finalité, base légale, durée : justifier chaque fichier que vous détenez URL : https://skillrung.com/fr/formations/conformite-donnees/finalite-base-legale-duree Thématique : Conformité & données personnelles · Durée : 20-30 min · Mis à jour le 2026-09-15 ## En bref Trois décisions se prennent avant la collecte, jamais après. La finalité dit à quoi servent les données, en une phrase que n'importe qui comprend. La base légale dit ce qui autorise le traitement : le règlement en prévoit six, et une seule vaut par finalité. La durée dit quand le dossier quitte l'usage courant, puis quand il disparaît. Sans ces trois réponses écrites, un fichier grossit, se copie et devient impossible à défendre. ## Programme - 1. Le fichier que plus personne ne sait expliquer : Comprendre pourquoi chaque fichier doit porter une raison, un fondement et une échéance - 2. Pourquoi vous collectez, et pour combien de temps : Rattacher chaque collecte à une finalité, une base légale et une durée écrite - 3. Votre plan d'action : Reprendre vos propres fichiers et écrire ce qui manque, sans attendre un contrôle 1 sections de contenu, chacune avec son quiz. Trois quiz de niveau : Découverte, Confirmé, Expert. ## Aperçu gratuit (4 premières slides) ### 1. Personne ne sait plus pourquoi ce fichier existe Ouvrez un dossier partagé dans votre structure : vous y trouverez un fichier que plus personne ne sait expliquer. Qui l'a créé, pour quel besoin, jusqu'à quand le garder ? Les réponses sont parties avec son auteur. Tant que rien n'arrive, cette ignorance ne coûte rien. Le jour d'une demande ou d'un incident, elle se paie d'un coup, et vite. ### 2. À la fin, vous saurez décider - Écrire la finalité d'un fichier en une phrase - Choisir le fondement qui autorise réellement cette collecte - Fixer une échéance et un moment de sortie ### 3. Ce qu'un fichier défendable porte par écrit Quatre lignes suffisent, et elles tiennent dans un tableau de suivi ordinaire. - L'objectif poursuivi, formulé sans jargon - Ce qui autorise la collecte, et rien d'autre - Les informations réellement nécessaires à cet objectif - Le moment où le dossier quitte l'usage courant ### 4. Où en êtes-vous ? Une question avant de lire, sans note et sans jugement. Elle situe votre réflexe actuel sur ce qui autorise un traitement courant. _Auto-évaluation de 1 questions dans le lecteur._ ## Accès Les quatre premières slides de chaque formation et le quiz de niveau Découverte sont gratuits, sans compte. À partir de la cinquième slide, l'abonnement est nécessaire : 29,99 € TTC par mois, sans engagement, résiliable en ligne. skillrung n'est pas un organisme de formation certifié Qualiopi ; ses contenus ne sont éligibles ni au CPF, ni aux OPCO, ni au DPC. ## Questions fréquentes ### Peut-on faire signer un consentement général pour couvrir tous ses fichiers ? Non, et cette signature unique affaiblit plutôt l'organisation. Un consentement se retire à tout moment, alors que certains traitements doivent continuer : une gestion imposée par un texte ou prévue au contrat ne repose pas sur l'accord de la personne. Le travail consiste à rattacher chaque usage à son propre fondement, puis à l'écrire. ### Que faire quand aucune durée de conservation ne paraît évidente ? Écrivez-en une quand même, quitte à la corriger ensuite : une durée approximative se discute, une absence de durée ne se défend pas. Regardez d'abord si votre secteur dispose d'un référentiel publié par la CNIL. Sinon, partez de l'usage réel du dossier et de ce qui pourrait vous être demandé plus tard. ### Archiver un dossier, est-ce la même chose que le supprimer ? Non. Un dossier passe d'abord par l'usage courant, puis par une phase où il ne sert plus mais reste nécessaire, avant une éventuelle conservation durable. Le faire changer de phase tient souvent à un droit d'accès retiré, pas à un effacement. Et retirer une ligne d'un affichage ne supprime rien du tout. ## Sources - Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) : EUR-Lex, Union européenne, 2016-04-27, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 - Le registre des activités de traitement : CNIL, 2026-09-11, https://www.cnil.fr/fr/RGPD-le-registre-des-activites-de-traitement - Les bases légales d'un traitement de données personnelles : CNIL, 2026-09-11, https://www.cnil.fr/fr/les-bases-legales - Les durées de conservation des données : CNIL, 2026-09-11, https://www.cnil.fr/fr/passer-laction/les-durees-de-conservation-des-donnees - Professionnels : comment répondre à une demande de droit d'accès ? : CNIL, 2026-09-11, https://www.cnil.fr/fr/repondre-une-demande-de-droit-dacces - Travailler avec un sous-traitant : CNIL, 2026-09-11, https://www.cnil.fr/fr/sous-traitant - Notifier une violation de données personnelles : CNIL, 2026-09-11, https://www.cnil.fr/fr/services-en-ligne/notifier-une-violation-de-donnees-personnelles - Transférer des données hors de l'Union européenne : CNIL, 2026-09-11, https://www.cnil.fr/fr/les-outils-de-la-conformite/transferer-des-donnees-hors-de-lue