Quelles données confier à une IA : les quatre niveaux de confidentialité

La question « peut-on utiliser l'IA au travail ? » est mal posée. La bonne question est : quelle donnée, dans quel outil ? Un compte rendu de réunion publique et un dossier médical n'appellent pas la même réponse, et aucune organisation ne gagne à trancher d'un seul bloc pour tous ses fichiers.

La confidentialité d'un usage d'IA se décide donc en deux temps : classer la donnée, puis choisir le niveau d'outil qui lui correspond. Ce guide décrit les quatre niveaux, du plus ouvert au plus fermé, et la grille qui permet de rattacher chaque type de donnée à l'un d'eux.

Dernière vérification du contenu de ce guide : 11 septembre 2026. Les offres, les contrats et les réglages d'interface évoluent vite : aucun fournisseur n'est nommé ici, et aucun libellé de bouton n'est cité. Vérifiez toujours l'état réel de votre propre contrat.

Quels sont les quatre niveaux de confidentialité ?

Niveau 1 : le service grand public

C'est le compte gratuit ou personnel, souscrit en deux minutes avec une adresse électronique. Le service est excellent, et c'est précisément ce qui le rend risqué : il entre dans l'organisation sans passer par personne.

Ce qu'il faut savoir : selon les offres, les échanges peuvent servir à améliorer le service, il n'existe aucun contrat négocié avec votre organisation, et personne n'a validé la localisation du traitement. Conséquence : réservez-le au texte que vous accepteriez de publier.

Niveau 2 : le service professionnel sous contrat

Même technologie, cadre juridique différent. L'offre professionnelle prévoit en général, par contrat, l'absence de réutilisation de vos contenus pour l'entraînement, un engagement de sécurité, et surtout un interlocuteur responsable.

C'est le niveau qui convient à la majorité des usages internes : notes, comptes rendus, brouillons, documents de travail sans donnée sensible. À condition d'avoir lu le contrat, et pas seulement la page commerciale.

Niveau 3 : l'hébergement européen

Ici, le traitement a lieu dans l'Union européenne, sous droit européen, chez un hébergeur identifié. C'est le niveau attendu dès que des données personnelles entrent régulièrement dans l'outil, et il devient souvent obligatoire par ricochet, quand un client ou un donneur d'ordre l'impose dans son questionnaire de sécurité annuel.

Attention à la confusion la plus répandue : ce que vous achetez, c'est le lieu du traitement et le droit applicable, pas la nationalité du modèle. Un modèle conçu ailleurs peut être exécuté dans un centre de données européen, et un fournisseur européen peut sous-traiter hors d'Europe. Seul le contrat fait foi.

Niveau 4 : le modèle installé chez vous

Le modèle tourne sur vos serveurs ou dans votre environnement privé. Rien ne sort. C'est le niveau des données couvertes par un secret professionnel, des données de santé, des secrets industriels.

Le prix à payer est réel : coût d'infrastructure, compétences internes, qualité parfois inférieure aux meilleurs services en ligne, et maintenance à votre charge. Ce n'est pas un niveau « meilleur », c'est un niveau plus fermé.

Comment choisir le niveau par type de donnée ?

La règle tient en une phrase : vous ne choisissez pas un niveau pour l'entreprise, vous en choisissez un par type de donnée. Voici la grille de rattachement.

1. Information déjà publique, plaquette, texte du site, offre d'emploi : niveau 1 suffit.
2. Document de travail interne sans nom de personne ni chiffre confidentiel : niveau 2.
3. Document contenant des données personnelles, clients, salariés, élèves, patients identifiables : niveau 3 au minimum.
4. Donnée sensible au sens du RGPD, secret professionnel, secret des affaires : niveau 4, ou pas d'IA du tout.

Deux réflexes complètent la grille. D'abord, anonymiser avant d'envoyer : un contrat dont les noms, adresses et montants ont été remplacés par des repères change souvent de catégorie et redescend d'un niveau. Ensuite, couper l'entraînement sur vos conversations quand le réglage existe : dans les offres professionnelles, cette coupure est en général prévue par contrat plutôt que par une case à cocher.

Que dit le RGPD quand un nom entre dans une conversation ?

Dès qu'une personne est identifiable, le traitement relève du règlement (UE) 2016/679, adopté le 27 avril 2016 et applicable depuis le 25 mai 2018. Quatre obligations s'appliquent immédiatement.

• Une base légale. Vous devez pouvoir dire pourquoi vous avez le droit de traiter cette donnée.
• La minimisation. Vous n'envoyez que ce qui est nécessaire à la tâche, jamais le fichier entier « pour le contexte ».
• L'information des personnes. Les personnes concernées doivent savoir que leurs données peuvent être traitées par un tel outil.
• L'encadrement du sous-traitant. Le fournisseur d'IA qui traite des données pour votre compte est un sous-traitant au sens de l'article 28 : un contrat écrit est obligatoire, et la CNIL détaille ce qu'il doit contenir.

S'y ajoutent deux points souvent oubliés : les transferts hors Union européenne obéissent au chapitre V du règlement, et une fuite de données doit être notifiée à l'autorité de contrôle dans les 72 heures après en avoir pris connaissance. La formation RGPD fondamentaux déroule ces obligations pas à pas.

À retenir

• Quatre niveaux : grand public, professionnel sous contrat, hébergement européen, modèle installé.
• Un niveau par type de donnée, jamais un niveau unique pour toute l'organisation.
• Vous achetez le lieu du traitement et le droit applicable, pas la nationalité du modèle.
• Anonymiser avant d'envoyer fait souvent redescendre d'un niveau.
• Dès qu'un nom apparaît, le RGPD s'applique : base légale, minimisation, information, contrat.
• Un fournisseur d'IA qui traite pour votre compte est un sous-traitant à encadrer par écrit.

Le vrai sujet est-il l'IA ?

Souvent, non. Une organisation qui s'inquiète de ce qu'elle envoie à une IA, mais dont les postes n'ont ni sauvegarde hors ligne, ni double authentification, ni mots de passe uniques, ne traite pas son risque principal. L'essentiel des données part depuis quinze ans par des canaux beaucoup plus banals : pièces jointes, clés USB, comptes partagés, services de transfert de fichiers improvisés.

Posez donc les cinq questions de base avant celle de l'IA : qui a accès à quoi, les accès des personnes parties sont-ils fermés, les sauvegardes sont-elles testées, la double authentification est-elle active, les postes sont-ils à jour. L'ANSSI a publié en avril 2024 des recommandations de sécurité pour un système d'IA générative : elles traitent l'IA comme un composant du système d'information, pas comme un sujet à part. Notre thématique cybersécurité couvre ces fondations.

Comment décider concrètement, cette semaine ?

Trois gestes, dans cet ordre. Listez les cinq usages d'IA réellement pratiqués chez vous, y compris ceux que personne n'a déclarés. Classez chacun dans l'un des quatre niveaux avec la grille ci-dessus. Écrivez une page : ce qui est autorisé, sur quel outil, pour quel type de document, et qui contacter en cas de doute. Une page lue vaut mieux qu'une charte de trente pages ignorée.

Pour comprendre les mécanismes qui expliquent ces précautions, commencez par notre guide vocabulaire de l'IA en quatre mots, puis par vérifier une réponse d'IA. La formation IA générative dans son métier et la thématique conformité et données personnelles prolongent ce guide par des cas de votre métier.