Sauvegarder ses données professionnelles : quoi, où et à quelle fréquence

Qu'est-ce qu'une sauvegarde, exactement ?

Une sauvegarde est une copie de vos fichiers conservée ailleurs que sur l'appareil qui les contient, et qui reste disponible même si cet appareil disparaît. Trois mots comptent dans cette phrase : copie, ailleurs, disponible.

Ce qui n'est pas une sauvegarde, malgré les apparences :

• La synchronisation dans un espace en ligne. Si vous supprimez un fichier ou si un programme le chiffre, la modification se propage dans la seconde à toutes vos machines. La synchronisation copie fidèlement le désastre. Certaines de ces solutions conservent un historique de versions : c'est ce qui les rapproche d'une sauvegarde, et il faut vérifier ce que le vôtre conserve, et pendant combien de temps.
• Le second disque interne du même ordinateur. Il brûle, se fait voler et se chiffre en même temps que le premier.
• Le disque externe laissé branché en permanence. Techniquement accessible, donc techniquement chiffrable.

À retenir

• Une sauvegarde est une copie hors de l'appareil, pas une synchronisation.
• Conservez au moins deux copies, dont une hors du réseau.
• Sauvegardez ce que vous ne sauriez pas refaire à l'identique.
• La bonne fréquence est celle du travail que vous acceptez de reperdre.
• Une sauvegarde jamais restaurée n'est pas encore une sauvegarde.
• Un disque de sauvegarde se chiffre et se range sous clé.

Que faut-il sauvegarder ?

Posez-vous une seule question devant chaque dossier : si je le perdais ce soir, pourrais-je le refaire, et en combien de temps ? Ce qui est irremplaçable passe en sauvegarde. Le reste attendra.

Relèvent presque toujours de l'irremplaçable :

• la comptabilité, les factures émises et reçues, les justificatifs ;
• les dossiers clients, patients, usagers ou élèves, et l'historique des échanges ;
• les contrats signés, les devis, les documents juridiques ;
• les documents produits par votre métier : plans, photos de chantier, rapports, supports, maquettes ;
• les bases de vos logiciels de gestion, qui se sauvegardent souvent par une fonction export dédiée et non en recopiant un dossier ;
• vos identifiants, si vous utilisez un gestionnaire de mots de passe, dont l'export chiffré se range avec le reste.

Une précision que l'on oublie : les messages. Une messagerie consultée depuis un navigateur ne laisse aucune copie sur votre ordinateur. Si le compte est fermé, piraté ou résilié, l'historique part avec lui.

Où conserver les copies ?

La règle qui a fait ses preuves tient en trois nombres : trois copies de vos données, sur deux supports de nature différente, dont une copie hors du site. Traduite en objets concrets pour une petite structure :

1. Les fichiers de travail, sur l'ordinateur ou le serveur. C'est la copie vivante.
2. Un disque externe ou un serveur de stockage, branché le temps de la sauvegarde, puis débranché. C'est la copie qui vous sauvera d'un rançongiciel.
3. Un espace en ligne professionnel ou un second disque conservé ailleurs qu'au bureau. C'est la copie qui vous sauvera d'un incendie, d'un dégât des eaux ou d'un cambriolage.

Deux précautions accompagnent ces copies. Chiffrez le disque externe : un disque de sauvegarde contient, par construction, tout ce que vous avez de sensible, et il se vole plus facilement qu'un serveur. Rangez-le hors du bureau où se trouve l'ordinateur sauvegardé, faute de quoi la copie hors site n'existe pas.

À quelle fréquence sauvegarder ?

La bonne fréquence ne se décide pas en informatique, elle se décide en volume de travail. Demandez-vous combien d'heures de saisie vous accepteriez de refaire. C'est l'intervalle maximal entre deux sauvegardes.

• Une activité qui facture, encaisse et note chaque jour : sauvegarde quotidienne, automatique.
• Une activité dont les dossiers bougent quelques fois par semaine : deux à trois fois par semaine.
• Dans tous les cas, une copie hors site mensuelle au minimum, et une sauvegarde supplémentaire avant toute opération à risque : changement de logiciel, migration, intervention d'un prestataire.

Automatisez ce qui peut l'être, mais gardez une part manuelle : la copie déconnectée suppose que quelqu'un branche et débranche un disque. Inscrivez ce geste dans une routine, un jour fixe, une personne nommée.

Pourquoi la copie déconnectée est-elle décisive ?

Un rançongiciel est un programme qui chiffre vos fichiers et réclame de l'argent pour la clé. Il ne s'arrête pas à l'ordinateur qu'il infecte : il parcourt les dossiers partagés, les lecteurs réseau et tout disque branché à ce moment-là. Une sauvegarde accessible depuis la machine infectée est une sauvegarde chiffrée elle aussi.

Un disque débranché, lui, n'est pas atteignable. C'est la différence entre une activité qui redémarre en deux jours et une activité qui reprend au papier pendant des semaines. Et c'est ce qui vous permet de ne pas payer : les autorités françaises déconseillent le paiement, qui ne garantit ni la restitution des données ni l'absence de nouvelle attaque, et finance la suivante.

Comment savoir si votre sauvegarde fonctionne ?

C'est la question que personne ne pose avant d'en avoir besoin. Une sauvegarde qui n'a jamais été restaurée est une hypothèse, pas une protection. Les pannes silencieuses sont fréquentes : un disque plein, une tâche planifiée en erreur depuis huit mois, un dossier renommé qui n'est plus inclus, un logiciel de gestion dont seule la base était à sauvegarder.

Le test tient en un quart d'heure, deux fois par an :

1. Choisissez au hasard trois fichiers récents et un dossier ancien.
2. Restaurez-les depuis la sauvegarde, dans un dossier de test.
3. Ouvrez-les. Un fichier restauré qui ne s'ouvre pas ne compte pas.
4. Vérifiez la date de la dernière sauvegarde réussie, et que rien d'important ne manque au périmètre.
5. Notez la date du test, et qui l'a fait.

Et si les données sauvegardées sont des données personnelles ?

Dès qu'une sauvegarde contient des données de clients, de patients, d'usagers, d'élèves ou de salariés, elle relève aussi du droit des données personnelles. Trois conséquences pratiques.

D'abord, la sauvegarde se protège comme la donnée d'origine : chiffrement du support, accès restreint, rangement sous clé. Ensuite, une durée de conservation s'applique : une sauvegarde ne transforme pas un dossier qui devait être effacé en archive éternelle. Enfin, la perte de disponibilité est une violation de données : un rançongiciel qui rend vos dossiers inaccessibles se notifie à la CNIL, en principe dans les soixante-douze heures suivant la prise de connaissance. Une sauvegarde saine ne supprime pas l'obligation de notifier, mais elle change radicalement ce que vous avez à déclarer, et le temps qu'il vous faudra pour reprendre.

Ce volet est traité en détail dans la formation RGPD : les fondamentaux pour tous les salariés et agents.

Ce qui change selon votre métier

• En cabinet ou en établissement de santé, les dossiers relèvent de données de santé, avec des exigences d'hébergement propres. Une secrétaire médicale qui sauvegarde sur un disque personnel sort du cadre de l'hébergement du logiciel métier : la sauvegarde se règle avec l'éditeur, pas à côté de lui.
• En mairie, les délibérations, l'état civil et les marchés relèvent d'obligations d'archivage distinctes de la sauvegarde. Une secrétaire de mairie a besoin des deux : la sauvegarde protège de l'incident, l'archivage répond au droit.
• Sur les chantiers et en atelier, l'essentiel vit souvent sur un téléphone : photos de réception, relevés, bons signés. Pour un artisan, sauvegarder le téléphone compte autant que sauvegarder l'ordinateur.
• En très petite entreprise sans informaticien, la sauvegarde n'a de responsable que si quelqu'un est nommé. Un dirigeant de TPE gagne à écrire en trois lignes qui sauvegarde quoi, quel jour, et où le disque est rangé.

Par où commencer cette semaine

Branchez un disque externe, copiez-y les dossiers que vous ne sauriez pas refaire, débranchez-le et rangez-le ailleurs qu'à côté de l'ordinateur. Vous avez déjà la copie qui manque le plus souvent. Programmez ensuite la sauvegarde automatique, et posez une date pour le premier test de restauration.

La suite des gestes — mots de passe, second facteur, mises à jour, réaction à l'incident — est reprise dans la formation Cybersécurité : les fondamentaux pour protéger son métier, avec des cas de votre métier.