Formations numériques pour les responsables RH : dossiers du personnel, paie et recrutement

Oui, pour une durée limitée, définie à l'avance et portée à la connaissance du candidat, avec la possibilité pour lui de demander la suppression. Ce qui n'est pas admissible, c'est la conservation indéfinie « au cas où » d'une base de CV que plus personne ne consulte. La formation RGPD explique comment fixer et appliquer cette durée.

Ne rien modifier sur la seule base du message, même s'il semble venir de lui. Appelez-le sur le numéro figurant à son dossier, ou faites confirmer la demande en présence. C'est la seule vérification qui résiste, parce qu'elle emprunte un autre canal. Cette règle doit être écrite et connue de toutes les personnes qui touchent à la paie.

Les traiter comme des données de santé : accès restreint aux seules personnes qui en ont besoin, rangement dans un espace distinct du dossier partagé du service, et suppression du message et de sa pièce jointe une fois le document classé. Ni la boîte aux lettres ni un dossier commun ne sont un lieu de conservation acceptable pour ces documents.

Ces usages relèvent d'une catégorie encadrée par le règlement européen sur l'intelligence artificielle, avec des exigences propres. En pratique, la décision doit rester humaine et argumentée, les candidats être informés, et le fonctionnement de l'outil être compris avant d'être adopté. La formation IA générative pose ces repères et distingue ce qui est raisonnable de ce qui ne l'est pas.

Ils se ferment le jour du départ effectif, tous, y compris les services en ligne souscrits pour un projet et le téléphone professionnel. Une liste des accès par poste, tenue avec les responsables, transforme cette étape en formalité de cinq minutes au lieu d'une enquête menée six mois plus tard quand un compte oublié pose problème.